Databehandleraftale (DPA)

Dataansvarlig: Kunden — den virksomhed eller organisation, der opretter en BizBoard-konto og indtaster data i bestyrelsesportalen.

Databehandler: 3D Nordic ApS, CVR 38471767, Danmark (herefter "BizBoard"). BizBoard drives som SaaS-platform og behandler personoplysninger på vegne af kunden.

Kontakt til databehandleren kan ske på hello@bizboard.dk.

Kunden ønsker at anvende BizBoards bestyrelsesportal til at organisere bestyrelsesarbejde, herunder mødeplanlægning, dagsordener, referater, dokumenthåndtering, medlemsdata og digitale underskrifter. Denne behandling kan indebære personoplysninger, og parterne indgår derfor denne aftale for at sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med GDPR.

BizBoard er databehandler for de personoplysninger, kunden lægger ind i tjenesten. BizBoard er selv dataansvarlig for oplysninger om kundens kontaktpersoner og faktureringsdata, som behandles til administration af kundeforholdet.

Varighed: Behandlingen finder sted, så længe kundeforholdet og det tilhørende abonnement er aktivt. Ved opsigelse ophører behandlingen, og data slettes eller returneres i overensstemmelse med denne aftales afsnit 9.

Karakter og formål: Behandlingen sker automatisk elektronisk i BizBoards cloud-baserede platform med det formål at:

• Oprette og administrere kundens bestyrelsesmøder og dagsordener.
• Gemme og gøre referater, beslutninger og bilag tilgængelige for autoriserede brugere.
• Administrere bestyrelsesmedlemmer og organisatoriske enheder.
• Muliggøre digital underskrivning af dokumenter og registrere signeringsdata.
• Understøtte kommunikation og systemmeddelelser til brugere i portalen.

BizBoard må kun behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde dette formål og efter kundens dokumenterede instruks — medmindre andet følger af gældende lovgivning.

Kategorier af registrerede: De personer, hvis oplysninger kunden vælger at behandle i portalen, kan omfatte:

• Bestyrelsesmedlemmer og andre medlemmer af kundens ledelsesorganer.
• Ansatte eller samarbejdspartnere i kundens virksomhed.
• Eksterne underskrivere, herunder eksempelvis revisor, advokat eller andre rådgivere.

Kategorier af personoplysninger: Kunden bestemmer selv, hvilke oplysninger der lægges ind i tjenesten. Typisk kan der behandles:

• Almindelige identifikationsoplysninger: navn, e-mailadresse, telefonnummer og rolle/titel.
• Møde- og deltageroplysninger: mødedeltagelse, dagsordenspunkter, referater og beslutninger.
• Underskriftsdata: navn, signatur, tidsstempel og IP-adresse ved digital underskrivning.
• Eventuelt supplerende materialer, som kunden uploader, såsom CV, foto eller andre bilag.

Kunden er ansvarlig for, at der ikke behandles flere eller følsommere oplysninger end nødvendigt, og for at have det fornødne retsgrundlag herfor.

BizBoard forpligter sig til at:

• Kun behandle personoplysninger på dokumenteret instruks fra kunden, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret kræver andet.
• Sikre, at personer hos BizBoard, der får adgang til kundens data, er underlagt tavshedspligt og kun anvender oplysningerne til aftalte formål.
• Implementere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte oplysningerne mod uautoriseret adgang, ændring, tab eller ødelæggelse. Dette omfatter blandt andet kryptering i transport (HTTPS/TLS) og kryptering af data i hvile, adgangsstyring på rækkeniveau, isolation mellem kunder (RLS) og adgangskontrol baseret på roller. Se nærmere beskrivelse i vores privatlivspolitik.
• Bistå kunden med at sikre, at behandlingen opfylder GDPR-kravene, herunder vedrørende registreredes rettigheder, databrugsvurderinger og sikkerhedsbrud.
• Ved ophør af aftalen enten slette eller returnere kundens personoplysninger, medmindre gældende lovgivning kræver opbevaring.

BizBoard anvender nøje udvalgte underdatabehandlere til hosting, e-mailudsendelse og — når kunden anvender AI-genereret referatudkast — en AI-leverandør. En opdateret liste over underdatabehandlere udleveres på anmodning.

Underdatabehandlere behandler kun oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere den konkrete tjeneste, og under tilsvarende sikkerheds- og databehandlerforpligtelser. Kunden orienteres om væsentlige ændringer i underdatabehandlerlisten, og kunden har ret til at gøre indsigelse mod en ny underdatabehandler, hvis der er saglige databeskyttelsesmæssige grunde hertil.

Aktuelle underdatabehandlere omfatter — men er ikke nødvendigvis begrænset til — hosting, e-mailudsendelse og AI-leverandøren nævnt i vores privatlivspolitik.

BizBoard bistår kunden med at opfylde dennes forpligtelser som dataansvarlig, såfremt det er rimeligt og teknisk muligt. Bistanden kan omfatte:

• Hjælp til at besvare anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning eller dataportabilitet.
• Underretning om sikkerhedsbrud, der påvirker kundens personoplysninger, jf. nedenfor.
• Udlevering af relevant dokumentation til brug for kundens overvågning af aftalens overholdelse.

Bistanden yttes i overensstemmelse med BizBoards standardprocedurer og inden for rimelige grænser. Særligt omfangsrigt eller gentaget arbejde kan aftales særskilt.

BizBoard vil vedvarende overvåge sikkerheden i tjenesten. Konstateres et sikkerhedsbrud, der med rimelig sandsynlighed kan medføre risiko for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, underretter BizBoard kunden uden unødig forsinkelse og med de oplysninger, BizBoard har til rådighed om hændelsens karakter og omfang.

Det er kunden som dataansvarlig, der vurderer, om der skal ske anmeldelse til Datatilsynet eller underretning af de berørte personer. BizBoard bistår med relevant dokumentation. Se nærmere proces i vores privatlivspolitik.

Ved kundens opsigelse af abonnementet kan kunden eksportere sine data i en periode på 14 dage fra opsigelsen. Herefter vil data, der er lagt ind i bestyrelsesportalen, blive slettet permanent, medmindre andet følger af gældende lovgivning eller er skriftligt aftalt.

Revisions- og auditspor kan opbevares i op til 7 år af dokumentationshensyn, og faktureringsmateriale opbevares i den periode, som bogføringsloven kræver. Tekniske fejllogs opbevares i op til 90 dage.

Kunden kan anmode om dokumentation for, at BizBoard overholder denne databehandleraftale. Anmodningen skal være skriftlig og give rimelig varsel. BizBoard vil besvare anmodningen inden for rimelig tid og under iagttagelse af tavshedspligt samt beskyttelse af andre kunders data.

Revision kan ske ved gennemgang af relevant dokumentation, certifikater eller rapporter. Fysisk tilstedeværelse hos BizBoard eller underdatabehandler aftales særskilt.

Personoplysninger behandles primært inden for EU/EØS. Hvis det i særlige tilfælde er nødvendigt at overføre oplysninger til et tredjeland, sker det kun på grundlag af EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andre gyldige overførselsmekanismer i henhold til GDPR kapitel V. Se yderligere i vores privatlivspolitik.

Denne aftale anses for indgået og accepteret, når kunden opretter en konto på BizBoard og har markeret samtykke til vilkår og databehandling i onboarding-flowet. Aftalen dækker den løbende behandling af personoplysninger, så længe kundeforholdet består.

Kunder, der ønsker en underskriftsklar eller PDF-version af denne databehandleraftale, kan rekvirere den ved henvendelse til hello@bizboard.dk.

Senest opdateret: 2026.