Sådan forbereder bestyrelsen sig til revisionen
6 min læsning
Revisionen bliver sjældent besværlig på grund af tallene. Den bliver besværlig, fordi dokumentationen for bestyrelsens beslutninger ligger spredt i mails, drev og private mapper. Forberedelsen handler derfor mest om orden.
Hvad revisor typisk vil se
- Referater fra årets bestyrelsesmøder, underskrevne
- Dokumentation for væsentlige beslutninger: investeringer, lån, garantier, større aftaler
- Grundlag for vurderinger: nedskrivninger, hensættelser, going concern
- Transaktioner mellem selskabet og ejerkredsen eller nærtstående
- Overblik over væsentlige risici og hvordan de håndteres
Gør det løbende, ikke i marts
Den vigtigste forberedelse sker hele året. Skriv beslutningerne rigtigt i referatet, gem bilaget sammen med referatet, og underskriv referatet, mens mødet er nyt. Så er revisionsmaterialet allerede samlet, når revisor spørger.
Se vores skabelon til bestyrelsesreferatet for, hvordan beslutninger bør formuleres, så de kan bruges som dokumentation bagefter.
Mødet med revisor
Sæt det på dagsordenen
Mindst ét møde om året bør have revisor på dagsordenen. Punktet bør indeholde gennemgang af årsregnskabet, revisionens væsentligste observationer og revisionsprotokollen.
Tal også uden direktionen
Det er god praksis, at bestyrelsen har mulighed for en kort samtale med revisor uden direktionen til stede. Det er ikke mistillid — det er en del af tilsynsopgaven.
Følg op på protokollen
Bemærkninger i revisionsprotokollen bør ende i konkrete opgaver med ansvarlig og deadline i referatet. Ellers gentager de sig næste år.
Checkliste før revisionen
- Alle årets referater er skrevet, godkendt og underskrevet
- Bilag er knyttet til det møde, hvor de blev behandlet
- Beslutninger om lån, sikkerhedsstillelse og investeringer er tydeligt formuleret
- Ejer- og nærtståendetransaktioner er dokumenteret
- Ledelsesberetningens oplysninger stemmer med det, bestyrelsen faktisk har drøftet
- Revisor har fået adgang til materialet i ét samlet arkiv
Giv revisor adgang i stedet for at sende filer
Zip-filer og mails med bilag skaber versionsforvirring og er sjældent en god idé rent databeskyttelsesmæssigt. En eksport eller et tidsbegrænset adgangslink til det underskrevne arkiv er både hurtigere og mere sikkert.
BizBoard understøtter netop en revisor-eksport af referater og bilag — se bestyrelsesrapportering eller priser.
De typiske faldgruber
- Referater mangler underskrift eller er aldrig blevet formelt godkendt
- Vigtige beslutninger er truffet på mail uden efterfølgende referatføring
- Bilag findes kun hos ét bestyrelsesmedlem
- Beslutninger er formuleret så vagt, at de ikke dokumenterer noget