Er digital underskrift juridisk gyldig i Danmark?
6 min læsning
Spørgsmålet dukker op, hver gang en bestyrelse vil holde op med at printe referater: gælder en digital underskrift egentlig? Det korte svar er, at elektroniske underskrifter er anerkendte i EU — men niveauerne er forskellige, og valget bør passe til dokumentets betydning.
Udgangspunktet: aftalefrihed
I dansk ret er der som udgangspunkt ikke formkrav til, hvordan en aftale indgås. Det betyder, at en elektronisk underskrift i mange sammenhænge er lige så bindende som en med kuglepen. Det, der reelt diskuteres i en tvist, er sjældent formen, men beviset: kan man vise, hvem der skrev under, hvad de skrev under på, og at dokumentet ikke er ændret siden?
For visse dokumenttyper gælder der dog særlige krav, og nogle registre og myndigheder stiller egne krav til underskriftsform. Er du i tvivl om et konkret dokument, bør du spørge din advokat eller revisor.
De tre niveauer i eIDAS
Simpel elektronisk underskrift
Fx et navn skrevet i en mail eller et afkrydsningsfelt. Anerkendt, men med den svageste bevisværdi. Fint til interne, ukontroversielle dokumenter.
Avanceret elektronisk underskrift
Knyttet entydigt til underskriveren, gør det muligt at identificere vedkommende, og kan afsløre efterfølgende ændringer i dokumentet. Dette niveau dækker rigtig mange forretningsdokumenter i praksis.
Kvalificeret elektronisk underskrift
Baseret på et kvalificeret certifikat fra en godkendt udbyder. Har efter EU-reglerne samme retsvirkning som en håndskreven underskrift. Bruges typisk, hvor kravene er højest.
Hvad med bestyrelsesreferater?
Bestyrelsesreferater er interne selskabsdokumenter, som bestyrelsens deltagende medlemmer bør underskrive. Her er hovedformålet dokumentation over for revisor, ejere og senere købere — ikke tinglysning eller registrering.
Derfor er en veldokumenteret elektronisk underskrift i praksis en udbredt løsning: hvem skrev under, hvornår, fra hvilken e-mailadresse eller identitet, og på præcis hvilken version af dokumentet. Kræver jeres vedtægter, ejeraftale eller forretningsorden en bestemt form, skal den naturligvis følges.
Det du bør kunne dokumentere
Det er præcis den logbog, BizBoard lægger omkring referatunderskrifter, og eksterne parter som revisor kan inviteres til at underskrive via link uden at oprette en konto. Funktionen er beskrevet under bestyrelsesrapportering.
- Identiteten på hver underskriver
- Tidsstempel for hver underskrift
- Hvilken version af dokumentet der blev underskrevet
- At dokumentet ikke er ændret efter underskrift
- Et revisionsspor, der kan udleveres samlet
Praktiske råd til bestyrelsen
- Beslut ét sted, hvor referater underskrives og opbevares — ikke tre
- Skriv i forretningsordenen, hvordan referater godkendes og underskrives
- Gem revisionssporet sammen med dokumentet, ikke i et separat system
- Sørg for at dokumenter kan eksporteres, hvis I skifter leverandør
Hvornår bør du spørge en jurist?
Ved dokumenter der skal registreres eller tinglyses, ved store transaktioner, ved dokumenter med modparter i lande uden for EU, og hvis der er krav i vedtægter eller aftaler, du er i tvivl om. I den daglige bestyrelsesdrift er digital underskrift derimod en helt almindelig arbejdsgang i dag.
Denne artikel er generel information om dansk bestyrelsesarbejde og udgør ikke juridisk rådgivning. Kontakt din advokat eller revisor om din konkrete situation.