Hvor ofte skal bestyrelsen mødes? Anbefalinger for SMV'er
5 min læsning
Der findes ikke ét rigtigt antal bestyrelsesmøder. Men der findes en forkert kadence: så få møder, at bestyrelsen ikke kan føre tilsyn, eller så mange, at den begynder at drive virksomheden i stedet for direktionen.
Udgangspunktet for de fleste SMV'er
Fire til seks møder om året er et almindeligt udgangspunkt for en mindre eller mellemstor virksomhed i stabil drift. Det giver ét møde pr. kvartal plus et budget- og strategimøde.
Er virksomheden i vækst, under omstrukturering eller økonomisk pres, er seks til ti møder mere realistisk. Er selskabet et roligt holding- eller ejendomsselskab, kan to til fire møder være nok.
Et årshjul gør beslutningen let
Læg faste emner i årshjulet og planlæg møderne 12 måneder frem. Det løser det praktiske problem, der oftest udskyder møder: kalenderen. Læs også vores guide til dagsordenen.
- Q1: årsregnskab, revisionsprotokol, møde med revisor
- Q2: strategiopfølgning, risici, forsikring
- Q3: halvårsstatus, organisation og nøglepersoner
- Q4: budget for næste år, investeringer, evaluering af bestyrelsens eget arbejde
Tegn på at I mødes for sjældent
- Væsentlige beslutninger træffes mellem møderne og orienteres bagefter
- Bestyrelsen får først kendskab til problemer, når de er blevet dyre
- Møderne bruges på at indhente information i stedet for at beslutte
- Opgaver fra sidste møde er sjældent løst, fordi der er gået fire måneder
Tegn på at I mødes for ofte
- Dagsordenen fyldes med driftsdetaljer, direktionen selv burde afgøre
- Materialet gentager sig fra møde til møde
- Møderne opleves som kontrol frem for sparring
- Bestyrelsen bliver reelt et udvidet ledelsesmøde
Længde og form
To til tre timer er passende for et ordinært møde. Strategimøder kan med fordel være længere og holdes fysisk. Korte statusmøder kan holdes online.
Online-møder tæller på lige fod, men de stiller større krav til struktur: stram dagsorden, tidsangivelser og materiale sendt ud i god tid. Læs mere om, hvad materialet bør indeholde, under bestyrelsesrapportering.
Ekstraordinære møder
Aftal på forhånd, hvornår der indkaldes ekstraordinært: væsentligt likviditetspres, tab af en stor kunde, personsager i direktionen, opkøb eller salg. Så bliver det en procedure i stedet for en diskussion i en presset situation.
Når kadencen først er sat, er den administrative del det egentlige arbejde: indkaldelse, dagsorden, bilag, referat og underskrifter. Det kan klares på få minutter pr. møde i BizBoard — se priser.