Bestyrelsesportal vs. mail og Excel — den skjulte pris ved manglende struktur
6 min læsning
Mail og Excel er gratis. Det er derfor, de fleste bestyrelser starter der. Men prisen betales et andet sted: i tid, i versionsforvirring og i den dokumentation, der mangler den dag nogen spørger.
Sådan ser mail-modellen ud i praksis
- Indkaldelse sendes manuelt, ofte med tre rettelser bagefter
- Bilag vedhæftes og findes derefter i syv forskellige indbakker
- Referatet skrives i et dokument, der sendes rundt til kommentarer
- Underskrifter indhentes ved at printe, skrive under, scanne og maile retur
- Arkivet er en mappe hos formanden — og en anden hos direktøren
Den skjulte pris
Tid
Selve mødet er sjældent problemet. Det er arbejdet omkring: indkaldelse, materialesamling, opsætning af referat, jagt på underskrifter og genfremsendelse af bilag, nogen ikke kan finde. Det er let at bruge flere timer pr. møde på ren administration.
Fejl og versionsforvirring
Når to versioner af et referat cirkulerer, er det ikke længere dokumentation. Det er en diskussion. Og den diskussion tages typisk på det værst tænkelige tidspunkt — under en revision eller en handel.
Risiko
Personoplysninger i vedhæftede filer, adgang der aldrig lukkes, og materiale på private enheder er reelle databeskyttelsesproblemer. Vi har samlet det i GDPR i bestyrelsesarbejdet.
Manglende historik
Et nyt bestyrelsesmedlem eller en køber kan ikke læse sig ind på virksomheden via en indbakke. Værdien af et samlet, søgbart arkiv viser sig først, når nogen skal bruge det.
Hvad en portal ændrer
- Indkaldelse og dagsorden genereres og sendes samlet
- Bilag hænger fast på det møde, de hører til
- Referatet skrives på mødet i en fast skabelon
- Digital underskrift i stedet for print og scan — se er digital underskrift gyldig
- Revisor får adgang til en eksport i stedet for en zip-fil
- Adgang kan fjernes samme dag, et medlem udtræder
Hvornår betaler det sig?
Regnestykket er ikke kompliceret. Sparer bestyrelsen bare en times administration pr. møde og holder fire til seks møder om året, er en portal til 59 kr/md i introduktionspris tjent hjem mange gange — og det er før, du tæller den dokumentation med, du får forærende.
Se hvad der er inkluderet under bestyrelsesrapportering, eller gå direkte til priser.
Hvad du bør kigge efter i en løsning
- Dansk sprog og danske arbejdsgange
- EU-hosting og databehandleraftale
- Mulighed for eksport, så du ikke låses inde
- Adgangsstyring pr. person og log over adgang
- En pris, der står i forhold til, hvor mange møder I faktisk holder